Các cơ quan lãnh đạo và tổ chức hoạt động
Đại hội đại biểu toàn quốc
Đại hội đại biểu toàn quốc là cơ quan cao nhất của Hiệp hội, bốn năm họp một lần, số lượng đại biểu do Ban Chấp hành của Hiệp hội quy định và triệu tập. Đại hội bất thường được triệu tập khi có yêu cầu đột xuất và phải được quá nửa số uỷ viên Ban Chấp hành đồng ý.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Đại hội:
- Xem xét và thông qua báo cáo công tác của Ban Chấp hành.
- Thảo luận, thông qua chương trình hoạt động và quyết định các vấn đề về ngân sách cho nhiệm kỳ tới.
- Thông qua, bổ sung, sửa đổi Điều lệ.
- Bầu Ban Chấp hành Hiệp hội .
Từ 1993 đến 2006 Hiệp hội Câu lạc bộ UNESCO Việt Nam đã tổ chức ba Đại hội đại biểu toàn quốc. Cả ba kỳ Đại hội đều được tổ chức tại Thủ đô Hà Nội.
- Đại hội lần thứ Nhất tổ chức vào tháng 10-1993 được coi là Đại hội sáng lập;
- Đại hội lần thứ Hai vào tháng 12-2000 được coi là Đại hội ổn định để phát triển, đánh dấu việc kết thúc giai đoạn Hiệp hội phát triển ồ ạt theo bề rộng;
- Đại hội lần thứ Ba vào tháng 3-2006 được coi là Đại hội củng cố và tăng cường để phát triển theo bề sâu, có chất lượng.
Ban Chấp hành
Ban Chấp hành là cơ quan lãnh đạo của Hiệp hội giữa hai kỳ Đại hội. Ban Chấp hành do Đại hội Đại biểu Toàn quốc bầu ra. Số lượng Ban Chấp hành do Đại hội quy định, trong đó có 1-2 uỷ viên mặc nhiên là đại diện cho Uỷ Ban Quốc gia UNESCO Việt
Ban Chấp hành bầu ra Ban thường vụ gồm Chủ tịch, các Phó chủ tịch, Tổng thư ký và một số Uỷ viên thường vụ.
Ban Chấp hành mỗi năm họp 2 kỳ do Chủ tịch triệu tập. Trong trường hợp có những quyết định quan trọng phải có ít nhất 2/3 số uỷ viên Ban Chấp hành biểu quyết thuận.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Chấp hành :
1. Nghiên cứu nội dung, chương trình, kế hoạch hoạt động của Uỷ ban Quốc gia UNESCO Việt Nam, của tổ chức UNESCO, tham khảo các hoạt động cuả Hiệp hội để đề ra nội dung và phương thức hoạt động của Hiệp hội phù hợp với nhiệm vụ và chương trình do Đại hội đề ra.
2. Lãnh đạo quyết định những vấn đề liên quan đến cơ cấu, tổ chức bộ máy, tài chính và đối ngoại của Hiệp hội và những điều cần thiết để đảm bảo thực hiện chương trình có hiệu quả.
3. Cử ra Ban Thư ký để trực tiếp điều hành công việc hàng ngày của Hiệp hội
4. Xem xét và công nhận các đơn vị cơ sở.
5. Triệu tập Đại hội toàn quốc.
Ban Chấp hành nhiệm kỳ 1993-2000 có 21 uỷ viên, trong đó có một Ban Thường vụ gồm 5 uỷ viên Thường vụ, do KTS Nguyễn Trực Luyện làm Chủ tịch, GSTS Phạm Huyễn làm Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký (đến 1997), NSND Nguyễn Đình Nghi và NSND Phạm Thị Thành làm Phó Chủ tịch, từ 1997 ông Nguyễn Xuân Thắng làm Tổng Thư ký.
Ban Chấp hành nhiệm kỳ 2000-2006 có 27 uỷ viên, trong đó Ban Thường vụ gồm 9 uỷ viên Thường vụ, do KTS Nguyễn Trực Luyện làm Chủ tịch, Ông Nguyễn Xuân Thắng làm Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký, Ông Đỗ Phượng và NSND Phạm Thị Thành làm Phó Chủ tịch.
Ban Chấp hành nhiệm kỳ 2010-2015 có 27 uỷ viên, trong đó Ban Thường vụ gồm 11 uỷ viên Thường vụ, do ông Nguyễn Xuân Thắng làm Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký; Phó Chủ tịch gồm: NSND Phạm Thị Thành, GSTS. Nguyễn Minh Đường, TS. Phan Huy Phú.
Ban Thư ký
Ban Thư ký của Hiệp hội gồm Tổng Thư Ký, các Phó Tổng Thư Ký và các Uỷ viên Thư ký. Bộ máy của Ban Thư ký là Văn phòng và Bộ máy chuyên trách. Số lượng các uỷ viên Ban Thư ký do Tổng Thư ký đề nghị và Ban Chấp hành quyết định. Đó là những người nhiệt tình, có khả năng hoạt động cho UNESCO, có điều kiện, năng lực tổ chức và điều hành các hoạt động của Hiệp hội. Ban Thư ký họp hàng tháng để kiểm điểm công tác và báo cáo Thường vụ và Ban Chấp hành.
Ban Thư ký có các nhiệm vụ sau:
1. Là Cơ quan Thường trực của Ban Chấp hành Hiệp hội, thay mặt Ban Chấp hành triển khai các chương trình hoạt động do Ban Chấp hành đề ra, điều hành công việc thường ngày của Hiệp hội, quan hệ với Ban Thư ký của Uỷ ban Quốc gia UNESCO Việt Nam để triển khai các hoạt động UNESCO quốc gia, đề xuất với Ban Chấp hành về những chương trình và phương hướng hoạt động của Hiệp hội .
2. Là đầu mối điều phối hoạt động của mạng lưới Câu lạc bộ UNESCO trong cả nước. Ban Thư ký có nghĩa vụ đi sát và thường xuyên cung cấp thông tin, hướng dẫn, điều phối hoạt động của các Câu lạc bộ UNESCO cơ sở.
3. Tổ chức các mối quan hệ, phối hợp chặt chẽ với các Bộ, Ngành, Cơ quan, Tổ chức, Đoàn thể xã hội, đơn vị, địa phương và các cá nhân có liên quan đến hoạt động của Hiệp hội để thực hiện nhiệm vụ.
4. Tổ chức, duy trì và phát triển các quan hệ thường xuyên với các Hiệp hội và các Câu lạc bộ UNESCO cơ sở trong quan hệ Quốc tế.
5. Văn phòng Hiệp hội là bộ phận thường trực chuyên môn giúp việc cho Ban Thư ký.
Các cơ quan chức năng và chuyên môn
Các cơ quan chức năng và các cơ quan chuyên môn của Hiệp hội là các bộ phận tham mưu giúp việc cho Ban Chấp hành, Chủ tịch và Tổng Thư ký trong các phần việc cụ thể, về tổ chức, quản lý cũng như nghiệp vụ chuyên môn.
Các cơ quan chức năng của Hiệp hội, gồm:
- Ban Tổ chức và Hội viên
- Ban Kiểm tra
- Ban Thi đua và Khen thưởng
- Ban Tài chính
- Ban Đối ngoại
Các cơ quan chuyên môn, gồm:
- Tạp chí Ngày Nay - cơ quan ngôn luận của Hiệp hội.
- Mạng Thông tin điện tử Mái Nhà Chung - cơ quan truyền thông điện tử của Hiệp hội.
- Ban phát triển Dự án
- Ban chuyên môn (gồm các Tiểu ban Giáo dục, Tiểu ban Khoa học và Công nghệ, Tiểu ban Văn hoá, Tiểu ban Thông tin và Truyền thông).
- Hội đồng Khoa học bảo trợ các công trình lịch sử và văn hoá có giá trị và người tài Việt Nam;
- Một số cơ quan nghiệp vụ của Hiệp hội như Văn phòng đại diện của Hiệp hội tại các tỉnh phía Nam có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh và “Trung tâm UNESCO Voyages” (du lịch văn hoá).
- Công ty TNHH “một thành viên” của Hiệp hội.